Gestionnaire administratif de formations e-santé (H/F/X) - #54388

Vous fuyez la routine et carburez à l'intensité ? Pour vous, une journée réussie est une journée 100% opérationnelle où vous enchaînez les tâches avec agilité ?

Passionné.e par le digital, chez vous, le respect des consignes, c'est votre marque de fabrique ? Mais s'il n’y en a pas, vous savez aussi avancer sans ?

Rejoignez notre petite équipe où on rame tous dans le même sens, menée par une directrice exigeante et inspirante - le travail, lui, ne manque pas.

Ici, on met son esprit constructif au service de l’amélioration des soins en Wallonie, on avance vite pour faire bouger les lignes et on s’imprègne du contexte et des enjeux avant de proposer !

Votre mission

Concrétiser le programme de formation e-santé en une réalité concrète et ainsi permettre aux soignants wallons de réussir leur virage numérique.

Son Contexte

La PPLW est l’ASBL qui gère le programme wallon de formation à l’e-santé.

Objectif ? Permettre aux professionnel·le·s de santé de s’approprier les outils digitaux pour améliorer la communication digitale des données de santé.

Les défis internes ? Assurer la qualité et la continuité des services proposés dans un rythme soutenu et changeant.

Concrètement, que faites-vous ?

Vous travaillerez principalement en équipe afin d’avoir toutes les cartes en main pour mener votre mission de manière autonome et en toute confiance.

Les outils et procédures que nous avons développés pour assurer l’excellente qualité de notre travail au fil des années n’auront plus aucun secret pour vous !

Pour vous, mettre en musique est un jeu d’enfant !

• Vous êtes le point de contact privilégié des formateurs (médecins, infirmiers, , etc.) : proposer leur intervention, fixer les dates, collecter les sommaires de cours, valider les aspects logistiques
• Vous orchestrez la mise en place concrète principalement en ligne et également en présentiel: mise en ligne des formations (Moodle), réservation de salles. Vous anticipez les imprévus pour que chaque session soit une réussite.
• Vous gérez le cycle des inscriptions: encodage des participants, relances, y compris en dernière minute.
  
  

Le support digital aux utilisateurs

• Vous assurez le support de premier niveau (helpdesk): résoudre les problèmes d’accréditation, d’inscription, …
• Vous assurez une présence active (en tournante avec l'équipe) lors du lancement des formations en ligne pour un démarrage sans accroc.
  
  

La gestion administrative & le suivi

• Vous réalisez les demandes d’accréditation des formations auprès des autorités compétentes (INAMI, …) et en collaboration avec les formateurs. Et faites le suivi des critères de validation.
• Vous suivez les conventions de collaboration avec les formateurs et les firmes de logiciels: les envoyer, suivre leur signature et mettre à jour les conventions
• Vous actualisez le tableau comparatif des logiciels e-santé pour aider les prestataires à faire le meilleur choix parmi les outils proposés
• Vous informez les prestataires des critères et modalités pour obtenir les primes liées à l'utilisation de certains logiciels (primes télématiques) mis en place par les autorités en collectant les informations nécessaires
• Vous préparez le rapport d’activité: rassembler et structurer les informations, les données statistiques
• Vous faites le suivi budgétaire: demandes de devis et vérification de la conformité des factures des prestataires
• Vous assurez les ordres du jour des réunions et rédigez les PV
  
  

VOUS RECONNAISSEZ-VOUS ?

Votre personnalité

• Autant, vous êtes un vrai caméléon avec vos interlocuteurs (prestataires de soins, firmes de logiciels, …). Vous vous adaptez à leurs codes pour obtenir leur adhésion avec diplomatie. Et cela aussi bien à l’écrit qu’à l’oral. Autant, en interne, “vous dites ce que vous pensez et pensez ce que vous dites”. avec le sourire et bienveillance
• On dit de vous que vous êtes extrêmement organisé.e, capable d’anticiper les problèmes avant qu’ils ne surviennent. Vous avez votre propre routine de “to do” pour ne rien oublier.
• Face à une contrainte ou une nouvelle exigence, vous restez constructif et orienté solution pour faire avancer le projet.
• Vous êtes d'une patience exemplaire et gardez le sourire, même face à un utilisateur stressé par un souci technique ou une demande de dernière minute.
• S'imprégner du contexte, des outils, de l'équipe avant de proposer et dire « je ne maîtrise pas encore ça » est un réflexe pour vous, pas seulement en principe.
• Pour vous, la confiance se construit sur la transparence. Une erreur reconnue tout de suite, ce n'est jamais un problème, la cacher, oui
  
  

Votre manière de travailler

• Fraîchement diplômé.e ou riche de quelques années d'expérience, quand on vous fixe un objectif sans mode d'emploi complet, vous tracez votre propre chemin pour l'atteindre, quitte à décrocher votre téléphone, contacter les bonnes personnes pour en atteindre d'autres ou aller à la pêche aux infos
• Dans un métier où vous représentez la "vitrine" de l'organisation, les fautes d’orthographe sont votre hantise.
• Vous aimez quand ça bouge ! Passer d'une tâche à l'autre sans perdre le fil et “ne pas voir sa journée passer” est votre quotidien idéal.
• “Travailler ensemble, c’est bien. Réussir en équipe, c’est mieux”, est une maxime qui vous va bien. Et informer vos collègues en temps réel pour que n'importe qui puisse prendre le relais en votre absence est normal.
  
  

Votre expertise

• Les outils Office n'ont pas de secret pour vous et vous êtes très à l'aise avec les outils de création (Canva, Genially, ppt) et les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook).
• La structure des plateformes de formations en ligne ne vous fait pas peur et est même du domaine du connu.
  
  

DANS QUEL ENVIRONNEMENT ARRIVEZ-VOUS ?

Vous rejoignez une structure agile en plein développement avec une mission ambitieuse à portée sociétale forte: développer un programme de formation à l’e-santé pour les professionnels de la première ligne de soins en Wallonie.

Vous serez supervisé par la Directrice de PPLW, et vous travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe interne.

Vous serez basé.e au parc Crealys à Gembloux (déménagement fin août sur le même site que le Décathlon Namur), dans les bureaux de la PPLW, avec une organisation de travail hybride possible (télétravail partiel). Des déplacements (1 à 2 fois/mois) sont à prévoir en Wallonie dans le cadre de l’organisation de formation, également en soirée.

La PPLW est une ASBL dirigée par un Conseil d’Administration qui organise des groupes de travail thématiques, rassemblant des représentants des différentes professions de la première ligne. L’environnement est associatif, agile, avec des décisions prises en lien étroit avec les réalités de terrain et les priorités politiques de la santé.

Travailler en ASBL ne veut pas dire rythme tranquille : ici, le volume de travail est réel, le rythme est soutenu, et chacun compte sur les autres pour que rien ne tombe entre les mailles.

La PPLW En quelques mots…

La Plateforme de Première Ligne Wallonne (PPLW) est une ASBL qui rassemble, soutient et représente les acteurs de la première ligne de soins en Wallonie.

Elle a pour mission de favoriser la collaboration entre professionnels de santé, de porter leur voix, et de contribuer au développement d’un système de soins plus intégré, plus proche du terrain et plus efficace.

Dans le cadre de sa mission la PPLW s’est vu confier la coordination de la formation des professionnels de santé à l’e-santé en Wallonie. Cette mission est essentielle pour permettre aux soignants de s’approprier les outils numériques, d’en faire de vrais leviers au service des patients, et de répondre aux évolutions du système de soins.

La PPLW est une structure en évolution rapide, avec une forte dynamique collaborative, un ancrage terrain et une vision à long terme.

Nous croyons en la collaboration interprofessionnelle, au respect du rythme du terrain, et à l’importance de créer des ponts entre les acteurs du soin et de l’accompagnement. Nous avançons avec bienveillance, exigence et transparence, dans une culture de proximité et d’équité.

Nous cherchons des personnes qui partagent cette volonté de faire évoluer le système en partant de la réalité des soignants et des patients.

https://www.pplw.be/

VOUS ÊTES CONQUIS ?

Voici en résumé les 3 raisons de nous rejoindre

Un projet porteur de sens

Une équipe orientée action

Un rôle opérationnel