Administratief expert, dossierbeheer De subsidiedienst (m/v/x) - #54017

Selectiecode

XNC26121

Taal

Nederlands

Diploma

Bachelor

Contracttype

Contractueel

Functieniveau

B

Type aanwerving

Startbaanovereenkomst

Duur

Bepaalde duur

Plaats van tewerkstelling

1000 Brussel

Voltijds/deeltijds

Voltijds

Jobinhoud

Is het behandelen van dossiers echt jouw ding en wil je graag je competenties in dienst van de FOD Justitie stellen? Ga je graag gestructureerd te werk en ben je overtuigd van het belang van correcte dienstverlening? Werk je graag in teamverband maar schrikt zelfstandig werken je zeker niet af? Dan ben jij de geknipte persoon voor deze functie van dossierbeheerder!

Als dossierbeheerder beheer je dossiers op autonome basis, vanaf de ontvangst van het verzoek tot en met de kennisgeving van de beslissing overeenkomstig de geldende procedures en regelgeving. Je hebt een gevarieerd takenpakket en uiteenlopende verantwoordelijkheden. Een greep uit de mogelijke taken:

• Je staat in voor het beheer en de follow-up van de dossiers
• Je verzamelt, op autonome wijze, de nodige gegevens voor het dossierbeheer en volgt de evolutie ervan op
• Je controleert de echtheid en geldigheid van de documenten
• Je neemt contact op met interne en externe klanten en beantwoordt vragen per mail, telefonisch of via persoonlijk contact
• Je vult standaardtabellen aan of bereidt specifieke tabellen voor
• Je bereidt formulieren, standaardbrieven en/of gepersonaliseerde brieven voor
• Je ondersteunt het management bij de praktische organisatie en de voorbereiding van de notulen van interne vergaderingen
• Je bereidt teksten, memo’s, nota’s en presentaties voor
• Je stelt zelf aanpassingen inzake werkmethodes en procedures voor.

Werkgever

Er is 2 vacatures bij de dienst Subsidies, FOD Justitie (Boulevard de Waterloo 80, 1000 Bruxelles).

De dienst is verantwoordelijk voor de toekenning van subsidies toegekend door FOD Justitie, voor de betaling van toelagen voor pro deo advocaten, of in het kader van de ondersteuning van alternatieve gerechtelijke maatregelen (taakstraf, werkstraf, opleiding, behandeling) of voor verschillende verenigingen verbonden aan FOD Justitie (bemiddelings- en arbitragecommissies, vereniging voor de zorg voor slachtoffers van terroristische aanslagen…).

Deze dienst beheert ongeveer 200 miljoen euro en houdt zich bezig met aspecten zoals:

• Ontwikkelen van een coherent subsidiebeleid (toekenning en controle)

• opmaak van een basisregelgeving;

• het opstellen van koninklijke besluiten tot toekenning van subsidies en voorafgaande verzoeken om advies aan de Inspecteur van Financiën

• overleg met subsidieaanvragers;

• opvolging van het jaarlijks budget;

• toezicht op de naleving van subsidievoorwaarden, subsidiedoelstellingen, bewijsstukken, ...)

Een goede teamspirit is eveneens belangrijk om de dossiers te behandelen. Iedereen draagt bij in de behandeling van de dossiers in kwestie, op zijn niveau en volgens zijn expertise.

De dienst Subsidies valt onder de directie Partners van het DG Team Support.

Onder de directie Partners zitten de diensten die zich bezighouden met de accreditatie en kwaliteitscontrole van verschillende externe dienstverleners, de betaling van hun diensten of de subsidiëring van hun opdrachten.

De FOD Justitie biedt zijn 23 000 medewerkers een aangename werkomgeving en een bedrijfscultuur die gericht is op de burger maar ook op de eigen medewerkers.

Samen zetten al deze medewerkers zich dagelijks in voor een betere justitie.

De verscheidenheid aan jobs, de uitdagingen en de talrijke loopbaanperspectieven dragen bij tot het welzijn van onze medewerkers. Onze organisatie legt de nadruk op kennis uitwisselen, talenten ontwikkelen en ideeën verzilveren, om samen onze doelstellingen te bereiken.

Maatschappelijk engagement is voor ons net zo belangrijk. De FOD Justitie streeft ernaar een open en moderne organisatie te zijn die meegaat met zijn tijd en rekening houdt met de veranderingen in de maatschappij.

Consulteer de website van de FOD Justitie (https://justitie.belgium.be/nl) om de verschillende diensten te leren kennen.

Competenties

Leeftijd:

Deze functie is toegankelijk via een startbaanovereenkomst. Een startbaanovereenkomst (of rosettacontract) is een contract van bepaalde duur dat aan jongeren van minder dan 26 jaar de mogelijkheid biedt om professionele ervaring op te doen.

Ervaring :

Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie
• Diploma van kandidaat/overgangsbachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
• Getuigschriften van het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
• Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger technisch of kunstonderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
• Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of diploma van technisch ingenieur.

Je kunt ook deelnemen als je eerder een diploma hebt behaald dat gelijkgesteld is aan een van voornoemde diploma's.

Je wordt eveneens toegelaten als je laatstejaarsstudent bent voor het behalen van deze diploma’s.

Gedragsgerichte competenties:

• In team werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Servicegericht handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Doelstellingen halen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en je draagt verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de ondernomen acties.

Opgelet ! Een goede motivatie en een correcte visie op de dienst/FOD Justitie, zijn diensten en de functie zijn eveneens belangrijk. De motivatiescore telt dan ook dubbel.

Pluspunten :

• Je bent enigszins vertrouwd met het werken met cijfergegevens.
• Je hebt goede tot zeer goede computervaardigheden, kennis van internet en Office (Word, Excel, Powerpoint, Access).
• Je hebt goede redactionele vaardigheden en je kunt je mondeling vlot uitdrukken.
• Je komt terecht in een tweetalige werkomgeving. Kennis van het Frans is een pluspunt.

Aanbod

Contract en graad

Je wordt aangeworven (Niveau B) via een contract van bepaalde duur (startbaanovereenkomst) met de bijhorende weddeschaal B1.

Voordelen:

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
• • Glijdende werkuren in een 38-uren week.
  • De mogelijkheid om te telewerken tot maximaal drie dagen per week
  • 26 dagen verlof en vrij tussen kerst en nieuwjaar
  • 12 dagen forfaitair recuperatieverlof
  • Kinderopvang tijdens de schoolvakantie
  • Gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
  • Uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • Uitgebreide loopbaankansen

• Financiële voordelen
• • Mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
  • Voordelige hospitalisatieverzekering
  • Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • Mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
  • Voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
  • Allerlei sociale voordelen
  • Terbeschikkingstelling van een laptop
  • Bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op BOSA ( https://bosa.belgium.be/nl ), het portaal van het federale personeel.

Aanstellingsvoorwaarden :

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om de functie uit te oefenen – op de aanstellingsdatum :

• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland;
• de burgerlijke en politieke rechten genieten ;
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking

Procedure

Stap 1 : Screening van de CV

Een eerste screening gebeurt op basis van je geüploade CV en je motivatiebrief. Kandidaten van wie het profiel het beste aansluit bij de functie worden uitgenodigd voor een gesprek.

Je wordt toegelaten tot de selectie op voorwaarde dat je over het vereiste diploma beschikt EN dat je – gezien de aard van het contract (startbaanovereenkomst – Rosetta-plan) – jonger bent dan 26 jaar.

Stap 2 : Interview (ongeveer 50 minuten)

Er worden interviews georganiseerd vanaf het moment dat er geschikte kandidaturen zijn.

Tijdens het interview wordt geëvalueerd of je competenties overeenkomen met de jobvereisten. Je krijgt ook vragen met betrekking tot je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je geüploade CV wordt gebruikt als aanvullende informatie tijdens het interview.

Je bent geslaagd als je het vereiste niveau behaalt (een minimum score van 50/100).

De procedure wordt afgesloten zodra een geschikte kandidaat is gevonden.

Lijkt deze functie iets voor jou?

Stuur je CV met je motivatiebrief naar [email protected]. Vermeld « Rosetta – Administratief deskundige » in het onderwerp van je mail.

Zorg ervoor dat je aanvraag het volgende bevat :

• je CV met je motivatiebrief
• je geboortedatum
• de correcte vermelding van het onderwerp in je mail
• de juiste contactpersoon

Indien jouw kandidatuur niet volledig is, wordt ze niet in aanmerking genomen.

Op deze pagina

Contact opnemen

Over de jobinhoud

• Brigitte COLLIN Adviseur Generaal FOD Justitie +32497518499 [email protected]