Un.e assistant.e administratif.ve en marchés publics à 50% - #47505

Missions

Présentation de l’UNamur

Située à Namur, capitale de la Wallonie, l’UNamur est une institution d'enseignement supérieur universitaire subventionnée par la Fédération Wallonie-Bruxelles.

L’UNamur, c’est :

• de l'enseignement, de la recherche et des services à la communauté ;

• 7200 étudiant.e.s de près de 70 nationalités différentes, 1300 membres du personnel ;

• 7 Facultés, 1 département interfacultaire, 11 instituts de Recherche, 11 plateformes technologiques, de services supports.

Travailler à l’UNamur, c’est rejoindre une institution orientée vers l’avenir, contribuer au développement de son campus et à l’amélioration des services offerts aux étudiant.e.s, soutenir la recherche.

Vous aimez réaliser des tâches administratives, vous souhaitez découvrir la matière des marchés publics, vous désirez offrir un support indispensable à vos collègues et interagir avec de multiples interlocuteurs? Vous êtes à la recherche d’un défi qui vous permettra d’exploiter toutes vos capacités ? D’un poste stimulant avec une ambiance de travail agréable, dans une institution à taille humaine en plein centre de Namur ? Vous souhaitez développer vos compétences ?

N’attendez plus pour postuler ! C’est vous que nous cherchons !

Au sein de la Cellule Marchés Publics, vous assurez une aide et un support administratif aux collaborateur.trice.s de la cellule et aux porteurs de projet. Vos missions se déclinent comme suit:

Information et communication

• La réponse aux demandes d’informations générales sur les étapes d’un marché et les processus internes ;

• L’information régulière des porteurs de projet concernant l’avancement de leurs dossiers;

• La communication avec différents interlocuteurs (les collaborateurs de la CMP, soumissionnaires, les porteurs de projet, les autorités, etc.)

Support administratif et gestion

• La gestion de la boîte mail de la cellule (classement, archivage);

• L’envoi de courriers postaux ;

• La mise en forme, l’adaptation et la numérisation de documents (mise en page, création de PDF, scan, fichiers Excel avec formules automatiques) ;

• La création et le partage de dossiers selon une arborescence établie ;

• La complétion et le suivi de tableaux de bord (états des lieux, rappels d’échéances aux porteurs de projet, tableau partagé entre différents intervenants) ;

• L’encodage de dossiers dans le logiciel comptable;

• Le suivi administratif lié à l’exécution (délais, cautionnement, PV de réception) ;

• La participation à la préparation de l’ordre du jour des réunions d’équipe ;

• La participation au contrôle du respect des procédures.

Suivi et validation des marchés publics

• L'introduction des dossiers dans Agora (logiciel informatique interne) pour validation par les instances (Conseil d’Administration ou Conseil Rectoral) ;

• La rédaction/vérification des demandes de visa et la transmission des dossiers à la déléguée du gouvernement ;

• La gestion des courriers pour signature par l’Administratrice Générale et l'envoi aux soumissionnaires ;

En back up :

• La publication de documents sur la plateforme E-Procurement et la gestion du forum de questions ;

• L’ouverture des offres, la rédaction des PV d’ouverture et la publication des avis d’attribution ;

• La vérification de la situation des soumissionnaires via Telemarc ;

• L’assistance aux porteurs de projet pour le dépôt d’offres dans le cadre de marchés externes.

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un bachelier (graduat)

Connaissances et compétences requises

• Maîtrise des outils informatiques courants (Excel, Word, Outlook, Teams) ;

• Capacités communicationnelles, tant orales qu’écrites (en ce compris une bonne orthographe) ;

• Rigueur dans le suivi des dossiers (notamment dans le suivi des échéances et le respect des procédures) ;

• Autonomie (en ce compris la capacité d’organisation) ;

• Aptitude au travail en équipe ;

• Flexibilité.

Atouts • Expérience probante de 2 années ;

• Connaissance de la législation relative aux marchés publics ;

• Connaissance des règles et procédures internes à l’université (Agora, logiciel comptable);

• Maîtrise des applications spécifiques (E-procurement, E-depo, Telemarc).

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement et sélection : Elodie Duchêne, partenaire RH ([email protected])

Concernant le contenu de la fonction : Françoise Dastrevelle, responsable de la cellule marchés publics ([email protected])

Remarques

1. Contrat

Il s’agit d’un contrat à durée indéterminée à mi-temps.

Date d’entrée en fonction : 1/9/26

2. Travailler à l’UNamur, c’est bénéficier :

• De formations internes et externes afin de devenir encore meilleur.e dans votre profession;

• D’un remboursement intégral de votre abonnement de transport en commun, d’une indemnité vélo, d’un parking gratuit ;

• De congés (extra)légaux et d’une fermeture collective entre Noël et Nouvel an ;

• D’une assurance :

o Groupe

o Accident vie privée

o Hospitalisation à tarif préférentiel (à charge de la personne engagée);

• D’une crèche, d’un service d’accueil extra-scolaire et de réductions diverses.

Le barème (barème 036 pour le grade de premier agent spécialisé) est consultable sur notre site: https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes

L’expérience acquise (sur base des attestations d’occupation):

• Dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté ;

• Dans le secteur privé ou en tant qu’indépendant est valorisable à concurrence d’un maximum de 10 années (si cette expérience est probante).

3. Modalités de sélection

• Présélection des dossiers sur base du CV ;

• Entretien téléphonique RH ;

• Test de mise en situation ;

• Audition par une commission de recrutement.

4. Modalités pour postuler

La candidature (CV détaillé et lettre de motivation) doit être adressée par e-mail à [email protected] pour le 14/6/26 au plus tard* (merci de mentionner la référence du poste en objet).

5. Politique de recrutement

Notre politique de gestion des Ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tous. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est par ailleurs signataire de la charte de diversité.