Facility Operations & Werkplekcoördinator (freelance) - #46793

VRT is op zoek naar een freelance Facility Operations & Werkplekcoördinator!
Wat mag je verwachten van deze opdracht?
De facilitaire dienst van VRT staat in voor het inrichten, beheren en onderhouden van kantoor en bedrijfsgebouwen. Daarnaast organiseert het team het ruimtebeheer en ondersteunt het verhuis en herinrichtingsprojecten, met als belangrijke mijlpaal de ingebruikname van het nieuwe VRT gebouw.
Omwille van de schaal en complexiteit van deze lopende en toekomstige trajecten wordt bijkomende versterking gezocht via een tijdelijke freelance opdracht. De freelance Facility Operations & Werkplekcoördinator ondersteunt de facilitaire werking door het voorbereiden, structureren en opvolgen van werkplek en facilitaire dossiers, binnen de inhoudelijke kaders die door het team zijn vastgelegd.
De opdracht wordt uitgevoerd in nauwe afstemming met onder meer de Coördinator Werkplekbeleving (inhoudelijke keuzes en kwaliteitskaders) en de Office & Facility Coördinator (coördinatie van de uitvoering op de vloer).
Wat verwachten we van jou?
Binnen deze opdracht neem je een ondersteunende en coördinerende rol op in de voorbereiding en opvolging van facilitaire en werkplek-gerelateerde dossiers. Je focus ligt op structuur, procesondersteuning en documentatie, zodat de uitvoering vlot kan verlopen en kennis geborgd wordt.

Concreet kan de opdracht onder meer bestaan uit:
Werkplek en facilitaire dossiers
Ondersteunen bij de operationele coördinatie van lopende werkplek en facilitaire opdrachten
Vertalen van vastgelegde keuzes en richtlijnen naar concrete acties, planningen en overzichtslijsten
Opvolgen en documenteren van afspraken en beslissingen in overleg met betrokken partijen
Soft services
Voorbereiden en ondersteunen van marktraadplegingen
Mee uitwerken en documenteren van een vernieuwd dienstverleningsmodel
Opmaken en onderhouden van scope , volume en overzichtslijsten
Praktische opvolging van lopende dienstverlening
Stock en middelenbeheer
Structureren en ondersteunen van stock en middelenbeheer rond meubilair en klein facilitair materiaal
Werken met inventarissen, lijsten en eenvoudige rapporteringen
Afstemming met de operationele coördinatie voor opvolging op de vloer
Verhuis en leegmaakacties
Voorbereiden en coördineren van opruim en leegmaakacties
Ondersteunen bij beslissingen rond hergebruik, opslag of afvoer
Opmaken van planningen en opvolgen van uitvoerende partners
Processen, procedures en documentatie
Vertalen van de facilitaire praktijk naar duidelijke werkwijzen, checklists, procedures en draaiboeken
Documenteren van afspraken rond soft services, verhuis en opruimacties en stock en middelenbeheer
Actualiseren en bijhouden van actie en statusoverzichten, planningen en opvolgingslijsten per gebouw
Wie ben jij?
Bachelor diploma of gelijkwaardige ervaring in facility management, gebouw- of werkplekbeheer of een gerelateerd domein.
Ervaring of sterke interesse in facilitaire en werkomgevingsdiensten binnen een organisatie.
Sterke praktische ingesteldheid gecombineerd met procesmatig en gestructureerd denken
Nauwkeurig, georganiseerd en administratief sterk
In staat om praktijkervaring te vertalen naar duidelijke afspraken en heldere documentatie
Je kan (technische) plannen lezen en zelf opmaken in een digitaal tekenprogramma; kennis van AutoCAD is een pluspunt
Je werkt zelfstandig maar functioneert uitstekend in een multidisciplinair team.
Klantgericht en communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling.
Goede kennis van het Nederlands.
Aanwezigheid en werkorganisatie
On site aanwezigheid op het hoofdkantoor in Brussel is een belangrijk onderdeel van de opdracht
De balans tussen on site aanwezigheid en thuiswerk gebeurt in onderling overleg, rekening houdend met lopende dossiers en noden
Wat bieden wij jou?
Je krijgt een voltijdse freelance opdracht via tussenpersoon Solvus, en dit voor 12 maanden. In onderling overleg is verlenging (maximaal 3 x verlengbaar) mogelijk.
De opdracht wordt gegund aan 1 of meer partijen.
Interesse?
Dit is een zelfstandige contract via tussenpersoon. De VRT maakt voor dit selectieproces gebruik van de diensten van MSP-partner Solvus. Voor deze opdracht krijg je bijgevolg een contract aangeboden met Solvus, niet rechtsreeks met VRT.
Als je op ‘Solliciteren’ klikt word je doorgestuurd naar de marktplaats van ‘Connecting-Expertise’. Maak een leveranciersaccount aan of log in op de marktplaats als je al een account hebt. Klik linksboven in het menu op de tab “requests & proposals”. Klik vervolgens op de tab “received requests” waar je een overzicht van je aanvragen kan terugvinden. Zoek in het overzicht op VRT[referentienummer] (bv: VRT123456). Via de tab “create a proposal” in de aanvraag is het mogelijk om een offerte met je CV en motivatiebrief in te indienen.
VRT zet zich actief in om een inclusieve omgeving te voorzien voor alle medewerkers. We zijn er als publieke omroep voor iedereen in Vlaanderen, daarom vinden we het belangrijk om in ons personeel ook de diversiteit te zien die onze samenleving rijk is. Iedereen verschillend, iedereen welkom!